Melanie Mönch Veröffentlicht von am

DAS HINWEISGEBERPORTAL: COMPLIANCE BEI BUW

Seit kurzer Zeit steht buw-Mitarbeitern und Externen das Hinweisgeberportal zur Verfügung. Einen Verstoß gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder unternehmensinterne Regelungen können sie darüber melden. Gemeinsam mit Benedikt Seidel, Referent Compliance & Datenschutzbeauftragter bei buw, möchte ich näher darauf eingehen, warum die Hinweisbox für buw so wichtig ist und wer sie betreut.

Informationssicherheit hat bei buw einen hohen Stellenwert. Dies belegen auch die ISO 27001-Zertifizierung und zahlreiche erfolgreiche Datenschutzaudits unserer verschiedenen Auftraggeber. Für die Einhaltung von Vorgaben, geltendem Gesetz oder unternehmensinternen Regelungen ist buw auch auf die Unterstützung von buw-Mitarbeitern und Externen angewiesen.

Warum ist es hilfreich, Mitarbeiter als Hinweisgeber zu haben?

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Benedikt Seidel

Benedikt Seidel: Missstände im Unternehmen können so frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Werden Straftaten rechtzeitig gemeldet, hat das Unternehmen die Möglichkeit, diese schnellstmöglich aufzuklären und die daraus resultierenden Risiken zu minimieren, zum Beispiel durch die Verhinderung weiterer krimineller Handlungen oder Reduzierung der Strafzahlungen. Wichtig ist hier eine transparente Kommunikation nach innen und außen, um deutlich zu machen, dass buw keine kriminellen Handlungen duldet.

Welchen Hinweis kann ich abgeben?

Benedikt Seidel: Hinweise über schwerwiegende Verstöße, wie Betrug, Diebstahl oder Datenschutzverstöße. Kommt ein Kollege dagegen andauernd zu spät, so klärt man dies innerhalb des Teams. Entweder mit dem Kollegen selbst oder seinem Vorgesetzten.

Warum sollte ich was bei einem Verstoß sagen und nicht einfach wegsehen?

Benedikt Seidel: Weil durch die illegalen Handlungen Kunden, Kollegen und/oder das Unternehmen geschädigt werden können. Wenn einem selbst Unrecht geschieht, möchte man auch nicht das andere einfach weg schauen.

Wie genau verhalte ich mich also, wenn ich einen Hinweis habe?

Benedikt Seidel: Du hast die Möglichkeit Hinweise per Telefon, E-Mail oder Webformular abzugeben. Die Kontaktdaten findest du auf unserer Website. Dies gilt für alle deutschen Standorte, auch für call4performance.

Wer gehört zu dem Team, das Zugriff auf die Hinweise hat und wie wird der Hinweis bearbeitet?

Benedikt Seidel: Zugriff auf die Hinweise haben ausschließlich meine Kollegen und ich aus dem Fachbereich Unternehmenssicherheit und Compliance. Je nach Ergebnis der Vorprüfung werden weitere Stellen im Unternehmen hinzugezogen, wie Vorgesetzter, HR, Rechtsabteilung. Auch diese Mitarbeiter unterliegen der Verschwiegenheit.

Wie geht der Fachbereich Unternehmenssicherheit und Compliance vor, wenn ich einen Hinweis gebe?

Benedikt Seidel: Es erfolgt eine Vorprüfung durch uns. Hier wird der Hinweis zunächst auf den Wahrheitsgehalt hin überprüft und ob weitere Informationen notwendig sind, um der Sache nachgehen zu können. Handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß, sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um diesen abzustellen. Je nach Fall können weitere Stellen im Unternehmen hinzugezogen werden. Der Verstoß wird durch die gebotenen arbeits- oder zivilrechtlichen Disziplinarmaßnahmen (etwa Ermahnung, Abmahnung, außerordentliche Kündigung) konsequent geahndet.

In welchen Fällen erhalte ich (k)eine Rückmeldung?

Benedikt Seidel: Rückmeldungen sind nur möglich, sofern der Hinweis namentlich abgegeben wurde. Nach Abschluss der Untersuchung erhält der Hinweisgeber eine Zusammenfassung der Ergebnisse durch unseren Fachbereich Unternehmenssicherheit und Compliance. Hierbei sind jedoch die Persönlichkeitsrechte des Beschuldigten zu wahren sowie etwaige Unternehmensinteressen zu berücksichtigen.

Wie soll ich handeln, wenn ich mir bei einem Hinweis nicht sicher bin? Es nur vermute?

Benedikt Seidel: Abgabe des Hinweises mit der ehrlichen Einschätzung, dass man sich nicht sicher ist. Hier hilft ein Telefonat mit unserem Fachbereich Unternehmenssicherheit und Compliance.

Muss ich Beweise für einen Hinweis liefern?

Benedikt Seidel: Ein Hinweisgeber wird angehalten, nur solche Informationen weiterzugeben, von deren Richtigkeit er nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt ist. Je detaillierter die Angaben sind, desto leichter lässt sich der Sachverhalt aufklären. Wissentlich falsch abgegebene Hinweise können mit straf- und arbeitsrechtlichen Maßnahmen geahndet werden.

 


Zusammengefasst

Es geht beim Hinweisgeberportal darum, Schaden von Kollegen, Kunden und dem Unternehmen abzuwenden. So einen Hinweis an eine neutrale Stelle innerhalb des Unternehmens abgeben zu können kann zudem den Druck von einem einzelnen Mitarbeiter oder Vorgesetzten nehmen. Daher wird jeder buwler ermutigt, schwerwiegende Verstöße zu melden. Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass zunächst jeder Hinweis kritisch und objektiv überprüft wird.

Das Hinweisgeberportal finden Sie hier.

Zur Abgabe Ihres Hinweises per E-Mail senden Sie ihn bitte an folgende Adresse: 

 

Melanie Mönch

Über Melanie Mönch:

Für Convergys, ehemals buw, plane ich Themen, recherchiere Inhalte und texte seit April 2015. Zum einen berichte ich über unternehmensrelevante Angelegenheiten mittels Pressemitteilungen, ... [Mehr]

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